• Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der POLIS Immobilien AG
• Datenschutzerklärung für diese Webseite
• Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Mietverhältnisses
• Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbermanagements
• Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Lieferantenverhältnisses
• Datenschutzinformation zu EVVA Schließsystem

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre der POLIS Immobilien AG

Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die POLIS Immobilien AG („POLIS„) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

POLIS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Aktiengesetzes (AktG) sowie sonstiger anwendbarer Rechtsvorschriften.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

POLIS verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO personenbezogene Daten von Aktionären und Aktionärsvertreten.

Die Kontaktdaten von POLIS lauten:

POLIS Immobilien AG
Lietzenburger Str. 46
10789 Berlin
Telefon: +49 (30) 225 00 250
E-Mail: info@polis.de

Impressum

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt – für Sie erreichbar unter: datenschutz@polis.de

2. Zweck der Verarbeitung, Datenkategorien sowie Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der Zweck der Datenverarbeitung ist, den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Diese Daten sind sowohl aktien- als auch hauptversammlungsbezogen, insbesondere sind Namen, der Wohnort bzw. die Anschrift, eine etwaige E-Mail-Adresse, der jeweilige Aktienbestand (Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien), die Eintrittskartennummer und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten oder Weisungen umfasst. Je nach Lage des Falls kommen auch weitere personenbezogene Daten in Betracht.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 c) DSGVO in Verbindung mit § 129 Abs. 4 Aktiengesetz, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Darüber hinaus verarbeitet POLIS personenbezogene Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO zur ordnungsgemäßen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung.

3. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Externe Dienstleister:

POLIS beauftragt anlässlich der Hauptversammlung den Dienstleister Link Market Services GmbH als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dieser verarbeitet für POLIS und nur auf Weisung von POLIS solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind (Registrierungsmanagement, Teilnehmerverzeichnis, Ermittlung der Abstimmungsergebnisse).

Aktionäre/Dritte:

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.

Weitere Empfänger:

Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln (z. B. bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes und der Mitteilung an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten).

4. Speicherungsdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder POLIS ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt dabei drei bis dreißig Jahre. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht. In der Regel speichert POLIS Ihre personenbezogenen Daten entsprechend der gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von drei Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand.

5. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, jederzeit

• Auskunft zu verlangen, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden, Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung, Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, Art. 16 – 18 DSGVO

Die vorgenannten Anfragen richten Sie bitte an die unter Ziffer 1 genannte Adresse.

Darüber hinaus haben Sie auch ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

6. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn, sie dient überwiegenden zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Stand: Juli 2023

Datenschutzerklärung für diese Webseite

Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite werden verschiedene Daten erhoben. Das geschieht vor allem, um Ihnen einen komfortablen und sicheren Zugang zu unseren Informationen und Angeboten zu ermöglichen. Selbstverständlich verfolgen wir mit unserem Webauftritt auch wirtschaftliche Interessen, mit denen wir sowohl unser Image als auch unseren Umsatz stärken wollen. Aus Fairness- und Transparenzgründen informieren wir Sie hierüber gerne nachfolgend ausführlich im Sinne der EU-DSGVO (Europäische Datenschutzgrundverordnung):

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung?
Verantwortlich für die Datenerfassung durch Ihren Besuch auf dieser Website sind wir als Websitebetreiber, da wir die Verantwortung dafür tragen, welche Techniken in unsere Website zu welchen Zwecken verwendet werden.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.
Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Webseite durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).
Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Webseite betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?
Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Webseite zu gewährleisten.
Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens und Verbesserung unseres Angebots für Sie verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer
gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Für weitere Informationen dazu und zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wenn Sie diese Webseite benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten (Definition nach Art. 4 (1) DSGVO) vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen, wie und zu welchem Zweck das geschieht.
Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet auch nach bestmöglicher Absicherung (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle (Art. 4 (7) DSGVO) für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite entnehmen Sie bitte dem Impressum.

3. Ihr Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten

Wir haben www.mb-datenschutz.de als Datenschutzbeauftragte bestellt.
Anfragen zum Datenschutz bitte an E-Mail: datenschutz@polis.de

4. Datenerfassung auf unserer Webseite

Cookies
Unsere Webseite verwendet so genannte Cookies. Diese dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die im Browser auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen und die von Ihnen zuvor gemachten Einstellung für Sie anzuwenden.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und diese nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Webseite eingeschränkt sein.
Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Webseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

Server-Log-Dateien
Der Provider unserer Webseite erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Zu den Daten der Log-Dateien gehören:

Referrer URL (die Webseite von der Sie kommen.)
Browsertyp, Browserversion und Sprache
verwendetes Betriebssystem und dessen Oberfläche
IP-Adresse (anonymisiert)
Uhrzeit der Serveranfrage
Http-Statuscode – Zugriffsstatus
die übertragene Datenmenge
Speicherdauer beträgt 7 Tage

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur optimalen Darstellung und Sicherheit der Webseite aufgrund unseres berechtigten Interesses gestattet, ohne, dass Ihre Interessen an einem Ausschluss der Datenerhebung überwiegen.

5. Besucher Interaktion der Webseite

Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt i.d.R. auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. -durchführung). Ihre Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage – jedoch nur sofern wir keine Aufbewahrungsfristen befolgen müssen).

6. Plugins

Google Maps

Unsere Webseite verfügt über eine Schnittstelle zum Kartenmaterial von Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street Dublin 4, Irland. Dazu wird Ihre IP-Adresse an Server von Google übermittelt. Die Nutzung von Google Maps erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Um die Übermittlung erst nach Ihrem Einverständnis zu starten, ist auf unserer Webseite ein Plugin installiert. Das heißt die sogenannten „iframes“ für Google Maps sind blockiert und mit einem automatischen Button versehen. Erst wenn man diesen Button aktiviert, wird die IP-Adresse übertragen und Google Maps ist einsatzbereit. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.

Sicherheitsplugin Wordfence

Auf dieser Webseite wird das Sicherheitsplugin Wordfence eingesetzt. Der Anbieter von Wordfence ist die Firma: Defiant Inc., 800 5th Ave., Suite 4100, Seattle, WA 98104, USA.
Unser Unternehmen nutzt Wordfence zum Schutz vor Viren, Malware und zur Abwehr von Angriffen. Um unsere Webseite auch zukünftig vor Brute-Force-, DDoS-Angriffen oder Kommentar-Spam zu schützen, werden „negativ aufgefallene IP-Adressen“ auf unseren Servern und den Wordfence Servern gespeichert und abgefragt.
Der Schutz unserer Webseite und Ihrer Daten stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne der Rechtsgrundlage Art. 6 (1) f DSGVO dar.
Unser Unternehmen hat mit Defiant / Wordfence ein Data Processing Agreement (einen Auftragsverarbeitungsvertrag) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Weitere Datenschutzinformationen von Defiant stehen Ihnen hier zur Verfügung: https://www.wordfence.com/privacy-policy/

7. Welche Rechte haben Sie nach der EU-DSGVO?

Die EU-DSGVO hat das Ziel, Ihnen als betroffene Person größtmögliche Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten zu sichern. Als personenbezogen gelten alle Daten, die auf Sie als Person mittel- oder unmittelbar beziehbar sind. Damit Sie die Kontrolle über Ihre Daten wirksam ausüben können, haben Sie uns gegenüber folgende Rechte:

Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO,
das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO
das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO.

Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO, wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten. Eine Liste aller Aufsichtsbehörden finden Sie hier: www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 ist beim Besuch unserer Website nur dann relevant, sofern Sie die Möglichkeit haben, ein Profil (z.B. Bewerberprofil, Mitgliederprofil o.ä.) anzulegen bzw. entsprechende Informationen über sich einzugeben.

Stand: August 2020

Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Mietverhältnisses

Im Zuge der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden uns, als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten, neue Informationspflichten auferlegt. Nach Art. 13 EU-DSGVO informieren wir Sie deshalb über folgende Punkte:

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Die verantwortliche Stelle (Art. 4 (7) DSGVO) für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite entnehmen Sie bitte dem Impressum.

Datenschutzbeauftragter beim Verantwortlichen:
datenschutz@polis.de
www.mb-datenschutz.de

Zwecke der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Anbahnung und Begründung eines Mietverhältnisses, Mieterverwaltung, inkl. Risiko-Monitoring, Wartung der Mietobjekte, Mängelbeseitigungen, Zufriedenheitsbefragungen, Objektbegehungen, Objektbewachung ggf. Videoüberwachung sofern vorhanden

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von Mieterdaten:

EU-DSGVO Art. 6 (1) a) erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Einwilligung zu bestimmten Zwecken, z.B. unsere Mieterbefragungen im Rahmen unseres Qualitätsmanagements

EU-DSGVO Art. 6 (1) b) umfasst die Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Erfüllung eines Vertrags sowie für vorvertragliche Maßnahmen.

EU-DSGVO Art. 6 (1) c) erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung, z.B. Aufbewahrungspflichten nach dem Finanz- und Steuerrecht.

Art. 6 (1) f) EU-DSGVO erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenn wir oder ein Dritter berechtigte Interessen an dieser Verarbeitung haben und Ihre Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten nicht entgegenstehen, z.B.:

• Videoüberwachung unserer Mietobjekte zur Wahrung unseres Hausrechts und Wartung der Mietobjekte
• Einholung von Bonitätsauskünften zur Begründung von Mietverhältnisses und zum Risiko-Monitoring

Dauer der Datenspeicherung:
Allgemein: Nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. I.d.R. bestehen 6 bzw. 10 jährige Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.

Spezielle Speicherdauer für:

• Bonitätsauskünfte

– bei erfolglosen Mietgesuchen: umgehend nach Verhandlungsabbruch

– bei Mietern im Rahmen unseres Risiko-Monitorings: gespeichert wird immer die aktuellste Auskunft sowie die vorausgegangene

• Mietunterlagen nach Mietende 6 Jahre
• Rechnungsunterlagen 10 Jahre
• Videoaufnahmen 48 Stunden

Erfolgt die Speicherung auf Grundlage Ihrer Einwilligung z.B. in Newsletter o.ä., so werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:
In unserem Unternehmen erhalten nur die Mitarbeiter im erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgabenerfüllung benötigen.

Eingesetzte Dienstleister können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Ihre erforderlichen Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Dies können beispielsweise Unternehmen oder Personen der folgenden Kategorien sein:
Propertymanagement, Handwerker, Marketingdienstleister, Securitydienstleister, Ableseservice…

Die SCHUFA (Privat- und Gewerbemieter) erhält von uns Ihre Daten im Rahmen der Anbahnung des Mietverhältnisses sowie bei nicht vertragsgemäßem oder betrügerischem Verhalten.

Die Crefo (Gewerbemieter) erhält von uns Ihre Daten im Rahmen der Anbahnung des Mietverhältnisses sowie bei nicht vertragsgemäßem oder betrügerischem Verhalten.

Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.

Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten:

Auskünfte zu Ihrer Bonität von der Crefo. Im Rahmen unseres kontinuierlichen Risiko-Monitorings erhalten wir von der Crefo im Turnus von drei Monaten aktuelle Bonitäts-Reports unserer Top-20-Mieter.

Ihre Datenschutzrechte:
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO.

Stand: Juli 2021

Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbermanagements

Im Zuge der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden uns als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechende Informationspflichten auferlegt.

Nach Art. 13 & 14 EU-DSGVO informieren wir Sie über folgende Punkte:

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Die verantwortliche Stelle (Art. 4 (7) DSGVO) für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite entnehmen Sie bitte dem Impressum.

Datenschutzbeauftragter/-Ansprechpartner:
datenschutz@polis.de
www.mb-datenschutz.de

Zwecke der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Bewerbermanagement

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von Personaldaten:

§ 26 BDSG (1) umfasst die Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Begründung, Durchführung und Beendigung eines Arbeitsverhältnisses sowie zur Aufdeckung von Straftaten im Arbeitsverhältnis.

§ 26 BDSG (2) erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer freiwilligen, für die Zukunft widerrufbaren, schriftlichen Einwilligung von Ihnen, aus der Ihnen keine Nachteile in unserem Arbeitsverhältnis entstehen, z. B. die Aufnahme Ihrer Bewerbungsunterlagen in unseren Bewerberpool.

§ 26 BDSG (3) erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer sensiblen Daten (z.B.: Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit) wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und Ihren schutzwürdigen Interessen nicht entgegenstehen.

6) Art. 6 (1) f) EU-DSGVO erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir oder ein Dritter berechtigte Interessen an dieser Verarbeitung haben und Ihre Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten nicht entgegenstehen, z. B.:
• Videoüberwachung unseres Firmengeländes zur Wahrung unseres Hausrechts,
• Geltendmachung; Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Dauer der Datenspeicherung:
Allgemein: Nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. I.d.R. bestehen 6 bzw. 10 jährige Aufbewahrungspflichten (bei Zusage) für Unternehmen.

Bewerbungsunterlagen werden spätestens 6 Monate nach Absage gelöscht.

Erfolgt die Speicherung auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:
In unserem Unternehmen erhalten nur die Mitarbeiter im erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Eingesetzte Dienstleister können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Ihre Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Dies ist in diesem Fall der Bewerberportal-Betreiber.

Öffentliche Träger der Sozialversicherung und die Finanzämter erhalten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen von Abgaben zur Sozialversicherung und Steuern.

Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.

Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten:
Für den Fall, dass Sie von einem Personal-Dienstleister an uns als potentieller Mitarbeiter vermittelt wurden, erhalten wir von diesem Ihre Bewerbungsunterlagen.

Ihre Datenschutzrechte:
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO, das Recht auf Übertragbarkeit nach Art. 20 sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO.

Stand: Mai 2019

Datenschutzinformation zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Lieferantenverhältnisses

Liebe Lieferanten,

im Zuge der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden uns, als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten, Informationspflichten auferlegt. Nach Art. 13 und 14 EU-DSGVO informieren wir Sie deshalb über folgende Punkte:

Verantwortlicher:
POLIS Immobilien AG
Lietzenburger Straße 46
10789 Berlin
Vertreten durch die Vorstände:
Mathias Gross und Dr. Michael Piontek
Kontakt:
Telefon: +49 (30) 225 00 250
Telefax: +49 (30) 225 00 299
E-Mail: info@polis.de

Datenschutzbeauftragter:
datenschutz@polis.de
www.mb-datenschutz.de

Zwecke der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:
Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, Lieferantenverwaltung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten:

• EU-DSGVO Art. 6 (1) b) umfasst die Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Erfüllung eines Vertrags sowie für vorvertragliche Maßnahmen.
• EU-DSGVO Art. 6 (1) c) erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung, z.B. Aufbewahrungspflichten nach dem Finanz- und Steuerrecht.
• Art. 6 (1) f) EU-DSGVO erlaubt uns die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenn wir oder ein Dritter berechtigte Interessen an dieser Verarbeitung haben und Ihre Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten nicht entgegenstehen, z.B.:
  • Videoüberwachung als unser Hausrecht
  • Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

Dauer der Datenspeicherung:

Allgemein: Nach Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht. I.d.R. bestehen 6 bzw. 10 jährige Aufbewahrungspflichten für Unternehmen.

Spezielle Speicherdauer für:

• Videoaufnahmen 48h

Erfolgt die Speicherung auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten:

In unserem Unternehmen erhalten nur die Mitarbeiter im erforderlichen Umfang Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Alle Mitarbeiter sind auf Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.

Eingesetzte Dienstleister können zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke Ihre Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Dies können beispielsweise Unternehmen der Kategorien: IT-Dienstleistungen, Druck- und Versanddienstleistungen, Marktforschungsunternehmen, Callcenter, Logistikunternehmen, Datenvernichtung sein. Diese Dienstleister sind sogenannte AV-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), die besonders vertraglich nach gesetzlichen Vorgaben verpflichtet sind.

Banken-/Bankdienstleister

Dienstleister zur Bonitätsprüfung

Öffentliche Träger, z.B. Finanzämter, erhalten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn gesetzl. Verpflichtungen dazu bestehen.

Eine Weitergabe Ihrer Daten außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.

Daten, die wir von Dritten über Sie erhalten:
keine

Ihre Datenschutzrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 EU-DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 EU-DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 EU-DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 EU-DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 EU-DSGVO. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Artikel 77 EU-DSGVO.

Stand: 11.09.2019

Datenschutzinformation – EVVA Schließsystem

Verantwortlicher:
Polis Immobilien AG
Lietzenburger Str. 46
10789 Berlin

Telefon: +49 (30) 225 00 250
E-Mail: info@polis.de

Datenschutzbeaufragter:
mb-datenschutz GmbH
www.mb-datenschutz.de

datenschutz@polis.de